Datenschutzerklärung

Stand: 29. April 2026

1. Verantwortlicher

Marco Breuer
Kastanienstraße 6, 40699 Erkrath
E-Mail: [email protected]

2. Erhobene Daten

Bei der Nutzung von SchnellPortal werden folgende Daten verarbeitet:

• Firmenname, Name, E-Mail-Adresse bei der Registrierung
• Kundendaten, die Sie im Rahmen von Arbeitsaufträgen eingeben (Name, Adresse, Telefon, E-Mail)
• Arbeitszeiterfassungen und Tätigkeitsbeschreibungen
• Fotos, die Monteure im Rahmen der Auftragsbearbeitung hochladen
• Materialangaben (Bezeichnung, Menge, Preis), die Monteure im Auftrag erfassen
• Firmendaten für die Rechnungserstellung (Firmenname, Adresse, Telefon, E-Mail, IBAN, BIC, Bankverbindung, Steuernummer, USt-IdNr., Firmenlogo) — nur bei freiwilliger Nutzung des Rechnungsmoduls
• E-Mail-Adressen Ihrer Kunden — nur soweit für Auftragsbenachrichtigungen oder Rechnungsversand angegeben
• Technische Zugriffsdaten (IP-Adresse, Browsertyp, Zeitstempel)

3. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die erhobenen Daten werden ausschließlich zur Bereitstellung der SchnellPortal-Dienste verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung):

• Erstellung und Verwaltung von Arbeitsaufträgen
• Kommunikation zwischen Admins und Monteuren
• Foto-Dokumentation im Rahmen der Auftragsbearbeitung
• Erfassung von Material und Arbeitsstunden
• Erstellung und Versand von Rechnungen an Ihre Kunden
• Generierung von PDF-Dokumenten (Arbeitsaufträge, Rechnungen)
• Automatische Erinnerungen (Monteure, Kunden, Wartungsempfänger)
• Betrieb und Sicherheit der Plattform

Technische Zugriffsdaten (IP-Adresse, Browsertyp, Zeitstempel) werden auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit und Stabilität der Plattform) verarbeitet und nach spätestens 30 Tagen gelöscht.

4. KI-gestützte Funktionen (Anthropic)

Das Modul „Auftragsmanagement" enthält zwei optionale KI-Funktionen, die die Anthropic PBC (340 Pine Street, Suite 323, San Francisco, CA 94104, USA) als Auftragsverarbeiter einsetzen.

4a. KI-Texterstellung für Arbeitsaufträge

Bei Nutzung dieser Funktion werden folgende Daten an Anthropic übermittelt:

• Name und Adresse des Endkunden (Kunden Ihres Unternehmens)
• Die eingegebenen Auftragsstichwörter

Die Nutzung ist freiwillig — Aufträge können auch ohne KI-Unterstützung manuell erstellt werden.

4b. KI-Extraktion von Firmendaten (Rechnungseinstellungen)

Im Bereich „Rechnungseinstellungen" kann einmalig ein Foto oder Scan einer bestehenden Rechnung hochgeladen werden. Die KI analysiert das Bild und extrahiert daraus automatisch Ihre Firmendaten (Firmenname, Adresse, Bankverbindung, Steuernummer etc.) zur Vorbefüllung des Formulars. Bei Nutzung dieser Funktion wird das hochgeladene Bild an Anthropic übermittelt.

• Das übermittelte Bild enthält ausschließlich Ihre eigenen Firmendaten
• Das Bild wird nicht dauerhaft gespeichert und dient nur der einmaligen Extraktion

Die Nutzung ist freiwillig — Firmendaten können auch manuell eingetragen werden.

Für beide KI-Funktionen gilt: Anthropic verwendet API-Inhalte nach eigenen Angaben standardmäßig nicht zum Training von KI-Modellen. Zur Speicherdauer gelten die jeweils aktuellen Angaben von Anthropic für die kommerzielle API-Nutzung. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die Übermittlung in die USA stützt sich auf geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln (SCC), ergänzt durch technische und organisatorische Schutzmaßnahmen. Soweit Anthropic über einen gültigen Angemessenheitsmechanismus verfügt (z. B. EU-U.S. Data Privacy Framework), erfolgt die Übermittlung zusätzlich auf dieser Grundlage.

Als Nutzer von SchnellPortal sind Sie als Verantwortlicher verpflichtet, Ihre eigenen Kunden über diese Verarbeitung zu informieren, sofern deren personenbezogene Daten an die KI übermittelt werden.

5. Datenspeicherung und Löschung

Alle Daten werden auf einem Server in Deutschland (Hetzner Online GmbH, Nürnberg) gespeichert. Fotos werden zusätzlich in einem Object Storage (Hetzner Online GmbH, Nürnberg, Deutschland) gespeichert — siehe Abschnitt 6. Die Daten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung gespeichert.

Selbstständige Datenlöschung: Sie können Ihren Account jederzeit direkt in der Plattform unter „Account löschen" deaktivieren. Operative Bestandsdaten (Aufträge, Fotos, Maschinen, Mitarbeiterdaten) werden dabei unwiderruflich gelöscht. Steuerlich aufbewahrungspflichtige Daten (insbesondere Rechnungen und Buchungsbelege) bleiben gemäß § 147 AO bis zu 10 Jahre eingeschränkt aufbewahrt und werden ausschließlich für gesetzliche Zwecke vorgehalten. Ein aktives Abonnement wird automatisch zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums gekündigt.

Alternativ können Sie die Löschung schriftlich unter [email protected] beantragen. Nach Vertragsende werden operative Bestandsdaten spätestens nach 30 Tagen Karenz gelöscht; es gelten die genannten Ausnahmen für aufbewahrungspflichtige Daten gemäß § 147 AO.

6. Weitergabe an Dritte

Daten werden nur soweit erforderlich an folgende Dienstleister weitergegeben:

• Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, Deutschland — Serverhosting und Object Storage für Auftragsfotos. Alle Daten verbleiben ausschließlich in deutschen Rechenzentren. Kein Drittlandtransfer. AVV abgeschlossen.
• Cloudflare Inc., USA — CDN und DDoS-Schutz. Rechtsgrundlage für Drittlandübermittlung: EU-US Data Privacy Framework ergänzt durch Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß EU-Beschluss 2021/914.
• Brevo SAS (ehemals Sendinblue), Paris, Frankreich — E-Mail-Versand für Systembenachrichtigungen, Erinnerungen und Kundenbenachrichtigungen. Verarbeitung in der EU. AVV abgeschlossen.
• Anthropic PBC, USA — KI-Textgenerierung (Auftragsmanagement) und KI-Extraktion von Firmendaten (Rechnungseinstellungen) — jeweils nur bei aktiver Nutzung der jeweiligen Funktion. Siehe Abschnitt 4.
• Stripe Payments Europe Ltd., Dublin, Irland (Vertragspartner für EU-Kunden), bzw. Stripe Inc., USA (konzerninterne Verarbeitung) — Zahlungsabwicklung für Abonnements. Dabei werden Name, E-Mail-Adresse und Zahlungsdaten des Kontoinhabers übermittelt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Drittlandübermittlung auf Basis EU-US Data Privacy Framework ergänzt durch Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß EU-Beschluss 2021/914.

7. E-Mail-Versand

SchnellPortal versendet automatisierte E-Mails in folgenden Fällen:

• Auftragsbenachrichtigung: Bei Zuweisung eines neuen Auftrags erhält der Monteur eine E-Mail mit den Auftragsdetails. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Monteur-Erinnerung: Wenn ein Auftrag seit mehr als 3 Tagen nicht bearbeitet wurde, erhält der zugewiesene Monteur eine automatische Erinnerungs-E-Mail. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Kundenfeedback: Nach Abschluss eines Auftrags erhält der Endkunde (sofern eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist) eine einmalige Feedback-Anfrage im Namen Ihres Unternehmens. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).
• Rechnungsversand: Auf ausdrücklichen Wunsch des Admins kann eine erstellte Rechnung per E-Mail an den Endkunden versandt werden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Wartungserinnerungen: Automatische Erinnerungen an konfigurierte Empfänger bei anstehenden Wartungen und SV-Prüfungen (nur Modul Wartungsservice). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Systembenachrichtigungen: Kontoaktivierung, Passwort-Reset, Ablauf des Testzeitraums. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Onboarding-E-Mails während des Testzeitraums: Nach der Registrierung erhalten neue Nutzer in den ersten 25 Tagen des Testzeitraums bis zu vier informationale E-Mails zu Funktionen und Hinweisen zur Plattformnutzung. Zweck ist die Unterstützung bei der Einrichtung und Nutzung der gebuchten Module. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Vertragsanbahnung). Sie können der Zusendung dieser E-Mails jederzeit widersprechen durch formlose Mitteilung an [email protected].

Alle E-Mails werden über den Dienst Brevo SAS (ehemals Sendinblue), Paris, Frankreich, versandt. Als Absender erscheint bei Kundenbenachrichtigungen der Name Ihres Unternehmens.

8. Auftragsverarbeitung (AVV)

SchnellPortal verarbeitet personenbezogene Daten (Ihrer Kunden und Mitarbeiter) im Auftrag und nach Weisung seiner Kunden. Als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO schließt SchnellPortal auf Anfrage einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab.

Zur Anforderung eines AVV wenden Sie sich bitte an: [email protected]

9. Ihre Rechte (DSGVO)

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer gespeicherten Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) — auch direkt in der Plattform unter „Account löschen" ausübbar
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: [email protected]

10. Cookies und lokale Speicherung

SchnellPortal verwendet ausschließlich technisch notwendige Mechanismen: Der Login-Token wird im lokalen Speicher des Browsers (localStorage) abgelegt. Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies eingesetzt.

11. Webanalyse mit Plausible

Wir nutzen Plausible Analytics zur Reichweitenmessung. Plausible wird auf einem eigenen Server in Deutschland betrieben (analytics.smarthomeblox.com). Es werden keine Cookies gesetzt, kein geräteübergreifendes Tracking durchgeführt und keine personenbezogenen Daten gespeichert. IP-Adressen werden nur kurzzeitig zur Bestimmung des Herkunftslandes verarbeitet und nicht gespeichert. Erfasst werden ausschließlich aggregierte Statistiken (aufgerufene Seite, Verweisquelle, Browser- und Gerätetyp, Land) sowie anonyme Interaktionsereignisse zur Funnel-Analyse: Klicks auf Schaltflächen und Kontaktlinks (Telefon, E-Mail, WhatsApp), Absenden von Login-/Registrierungsformularen sowie Videowiedergabe-Ereignisse (Start, 50 %). Inhalte von Formularfeldern werden dabei nicht übertragen.

Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG (technisch unbedingt erforderlich für die vom Nutzer ausdrücklich angeforderte Bereitstellung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer datenschutzfreundlichen Reichweitenmessung). Eine Einwilligung ist aufgrund der vollständigen Cookie-Freiheit und Anonymität nicht erforderlich. Es findet keine Datenübermittlung in Drittländer statt.

12. Darstellung der verantwortlichen Person auf der Website

Auf der Seite /ueber-uns werden Name und ein Bild des Gründers (Marco Breuer) dargestellt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an transparenter Selbstdarstellung des Anbieters und an Vertrauensbildung gegenüber Geschäftskunden). Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben und nicht für Profiling oder Werbenetzwerke verwendet.

13. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für NRW ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW: www.ldi.nrw.de